样品单是外贸询盘到正式订单之间最贵的一段路：打样要工时，寄样要运费，跟进要人。很多工厂一年寄出几百套样品，最后转化的没几单，问题多半不在样品本身，而在寄样前没筛选、寄样时没规范、寄样后没节奏。这篇按全流程给一套可直接落地的SOP。
一、寄样前：先用五个问题筛客户
不是所有要样品的询盘都值得寄。逐条问自己：
- 对方是什么角色：品牌商、批发商、连锁零售，还是个人买家？前三者才值得寄样；
- 采购量级和频次：问得清年采购量、订单周期的，优先级高；一问三不知的先缓；
- 目标市场和渠道：他要卖到哪个国家、走什么渠道？渠道和你现有认证、规格匹配吗；
- 有没有具体规格文件：能提供图纸、参数、参考样的客户，采购意向真实度显著更高；
- 决策链条：对接人是老板、采购经理还是普通业务？拍板人是谁，什么时候能拍板？
五个问题里有三个以上答不上来，先做背景尽调（官网、海关数据、社媒），别急着开模打样。
二、打样与费用分摊：三种模式写进邮件
| 模式 | 适用场景 | 邮件里怎么写 |
|---|---|---|
| 免费样品+运费到付 | 老客户返单、高意向大客户 | 样品免费，运费由贵司承担，快递账号请提供 |
| 样品费+下单返还 | 中等意向新客户 | 样品费XX元/件，贵司下首单时在货款中全额抵扣 |
| 全额预付（样品费+运费） | 定制开发、模具类样品 | 打样费XX元、周期X天，确认图纸后安排 |
关键不是选哪一种，而是白纸黑字写清楚。样品费和运费的分摊方式，本身就是测试客户诚意的筛子：连到付运费都不愿承担的买家，转单概率通常很低。
三、寄样执行：五个细节决定专业度
- 样品带标签。每件样品贴标签：型号、关键参数、报价、报价有效期。客户拿着样品比价时，你的报价不能缺席。
- 装箱单与申报规范。低值样品按样品申报，品名写清"sample, no commercial value"类目要合规，别为了省运费虚报引发清关问题。
- 物流选对时效。 urgent的用商业快递，可等的用专线；发货前把追踪号+预计到达时间发给客户，别让客户自己查。
- 留存寄样档案。客户名、样品型号、数量、费用、快递单号、寄出日期，一条记录一个客户——这是后面跟进和核销的底账。
- 样品状态留证。寄出前拍照留档，避免"收到就破损"这类纠纷各执一词。
执行时再加一条团队规矩：寄样承诺必须统一出口。业务员个人为了成单随口答应"免费寄样、运费我们出"，事后公司不认账，客户体验和内部账目两头乱。寄样政策（免费、到付、收费的适用条件）由销售主管定稿成标准话术，业务员照着谈，特批走主管审批——政策可以灵活，口径必须统一。
四、寄出后30天跟进节奏
- 第1周：确认签收与使用计划。签收后跟进两件事：样品是否完好，客户预计什么时候测试、测试场景是什么。拿到测试时间表，后面的跟进就有锚点。
- 第2-3周：提供测试支持。主动询问测试进展，补发技术资料、同系列规格书，有条件可提供同类客户的应用案例（隐去客户名），帮他在内部推进。
- 第4周：报价有效期+小批量阶梯。给出报价到期提醒，同时提供试单量级的价格阶梯（如500/1000/3000件），降低客户首单门槛。
五、三个转化信号与止损点
三个积极信号：客户主动反馈测试细节、询问产能与交期、要求提供认证或验厂资料——任何一个出现，都要在一天内响应。对应的止损信号：寄样后四周无任何反馈、多次跟进只读不回、拒绝透露任何采购计划——记录在案，列入低优先级，季度末统一做一次唤醒邮件即可。样品单的目标不是"寄出去"，是"在正确的时间，出现在正确客户的决策桌上"。
把这套流程坚持一个季度，你会拿到比订单更值钱的东西：一份带转化结果的寄样台账——哪类客户、哪个渠道、哪种费用模式寄出去的样品转化高，下一轮开发预算就该往哪里加码。样品管理做到这个深度，它就从成本项变成了获客数据资产。
常见问题
1. 客户要求寄十几个型号，费用太大怎么办？
分级处理：让客户从他列的型号里挑2-3个最接近其市场需求的先寄，其余型号发详细规格书和实物视频；确有必要的，按样品费+下单返还模式操作。全寄等于没筛。
2. 样品寄丢了或清关卡住了，责任算谁的？
发货前把责任划分写进邮件：商业快递的清关代理与税费承担方式、收件人信息确认记录都留痕。收件信息是客户书面确认的，卡关责任就有据可依。
3. 样品费客户不愿意付，要不要免费寄？
看客户质量：尽调扎实、采购量级清晰的高意向客户，免费+到付可以接受；背景模糊、议价激烈的，坚持收样品费——付费意愿本身就是转化率的预演。
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